先核对这笔交易能否开专票，再确认能否自行开具、当前可开票种和额度。个体工商户不应仅凭客户一句“要专票”就按一般纳税人或某个固定税率开票；资格、可开票方式和税务处理要结合经营者的纳税人身份、交易内容及主管税务机关的当前口径判断。
一、先准备经营和交易资料
把以下信息整理好，办理时可按当地电子税务局或主管税务机关要求补充：
- 经营者信息：营业执照、经营者及经办人身份证明、联系方式；委托他人办理的，准备授权材料。
- 纳税信息：纳税人识别号、当前纳税人身份、申报状态，以及电子税务局登录和办税权限。登记信息已与系统关联的，通常可在线核对。
- 客户信息：购方准确名称、纳税人识别号；地址、电话、开户行及账号等字段，按客户提供的信息和开票系统要求核对。不要凭旧发票或聊天记录猜填。
- 业务凭证：合同、订单、服务或交付记录、收款凭据等，用来确认实际交易内容、金额和开票时间。
先让客户确认抬头、税号及开票内容，并问清其是否需要专票、对应哪笔交易。专票并不意味着购方必然可以抵扣，能否抵扣还要看购方身份、用途及相关规定。
二、确认票种、开票资格和额度
登录所在地电子税务局，查看发票业务办理入口及当前可用票种、开票额度；也可以向主管税务机关咨询。各地系统名称和办理路径可能不同，过去常说的“票种核定”，实际办理时可能显示为发票票种、用票申请或额度调整等事项，应以当地当前页面为准。
重点确认三件事：
- 自己能否开专票：不要把“个体工商户”直接等同于不能开，也不要认为所有个体户都能不经核验直接自开。核实当前纳税人身份、经营业务和系统权限；不能自行开具或不符合相应条件时，询问主管税务机关是否可申请代开及其要求。
- 该业务能否开专票：核对交易是否属于可开具专票的应税业务，以及是否存在免税、不得开具等特殊情形。不要为了满足客户要求，把不符合条件的业务改成其他项目。
- 额度是否够用：查看单张开票限额和可用额度。预计不够时，按当地流程申请调整，并准备说明业务情况的订单、合同等材料。额度并没有适用于所有个体户的统一数值。
办理时可能需要营业执照、经办人身份证明、授权材料及业务说明等；具体是否要提交纸质材料、印章或其他资料，以当地电子税务局提示和主管税务机关答复为准。
三、开具后逐项核对并留档
开票前对照合同或订单核实购方信息、商品或服务名称、数量、金额、税率或征收率及备注内容；开出后及时把发票信息发给客户，并确认对方能正常接收、查验。发现抬头、税号、项目或金额有误，不要自行涂改或重复开票，按规定办理红冲、更正等后续处理。
每张发票应能对应到一笔真实业务。建议将发票与合同、订单、交付或服务记录、收款凭据、客户确认信息放在同一档案中，电子文件按日期或订单编号命名，纸质材料则注明对应发票号码。这样便于申报核对、客户对账和后续查询。
容易出错的地方
- 把专票资格简单理解为必须先成为一般纳税人：不要只凭网络说法判断，按当前规则和本地系统确认自开或代开方式。
- 只看开票软件能否开，不核对交易和税务处理：专票开具可能影响该笔业务的计税处理，开具前应结合自身纳税身份核算。
- 客户信息靠口头记忆：让客户提供并确认准确的开票信息，保存确认记录。
- 开票后没有业务凭证：发票不能代替合同、交付或收款记录，相关资料应一并留存。
税收政策和电子税务局办理入口可能调整；遇到资格、免税处理或代开条件不明确时，先向主管税务机关核实，再开具。