预付货款后，供货商说“还在排产”“过两天发”，小店往往一边等货，一边继续占着采购资金。真正棘手的，不只是晚发几天，而是下单时没把交期说清、付款与订单对不上，事后又只靠电话催货：等到要调整进货计划时，双方连原本约定了什么都难以核实。
先把下单约定和付款记录对齐
先找出合同、采购单、报价确认、聊天记录或邮件，按同一笔订单核对以下事项，不要只凭“上次也是这么发的”判断：
- 货是什么：品名、规格、数量、单价，以及是否允许分批发货或替换规格。
- 钱付给谁、对应哪单：收款方、付款日期、金额、转账备注，预付货款对应的是全款还是部分货款。
- 交期怎么算：是固定日期发货，还是“收到预付款后若干天发货”；约定的是发出时间、到货时间，还是分批交付节点。
- 延期怎么处理：是否约定了改期确认方式、未发货部分的处理和赔付安排。
把订单号、付款凭证和收款确认放在一起保存。如果付款是转给个人账户，或多笔款对应多张订单，更要请供货商书面确认每笔款的用途。没有完整合同，也先整理双方已确认的订单、报价和沟通内容；对交期表述不清的地方，应请对方明确回复，不宜自行把口头预估当作确定交期。
按约定交期逐项查发货进度
催货前做一张简表：每项货物的约定发货日、应发数量、实际发货日与数量、物流单号、尚未发出的数量，以及供货商提出的新日期。对方说“已经发了”，就核对发货清单和物流信息；只发了一部分，也要单独列出未发部分，避免把整单记成已完成。
如果供货商提出改期，先问清是哪些货受影响、新的发货日期能否确定、是否分批发，以及规格和价格有无变化。收到新计划后，再对照自己向客户承诺的交付时间和现有库存，决定是否需要联系备选货源、调整销售安排。对方单方面告知改期，不等于你已经同意变更；是否接受，以及接受的范围，最好明确写下来。
书面催告，把“问过了”变成可核对的记录
确认交期差异后，用此前双方常用、能够识别对方身份的书面渠道发送催告，例如订单沟通群、企业邮箱。内容不必长，但要让对方能对应到具体交易：
关于订单〔订单号〕：我方于〔日期〕支付预付货款〔金额〕，双方此前确认〔货物及数量〕于〔约定日期或交期计算方式〕发货。截至〔核对日期〕，已收到发货信息〔已发部分〕，尚有〔未发部分〕未见发货信息。请于〔回复日期〕前确认未发货物的实际进度、拟发货日期及物流安排；如需调整原约定，请列明调整内容，供双方确认。
发出后保存原始消息、邮件及附件，并记录发送时间、接收对象和对方回复。电话沟通可以继续用于协调，但通话后宜用文字复述关键内容，请对方确认；截图也尽量保留上下文，别只截一句“马上发”。若对方给出新的发货计划，继续按新回复逐项跟进，保存物流、签收及后续沟通记录。
催告留痕的目的，是让资金占用、未发货数量和双方沟通过程都有据可查，而不是保证催一次就能解决。后续是否接受延期、如何处理未发货款项或赔付，应结合双方约定和实际记录协商；争议较大时，可携带整理好的订单、付款、发货和催告资料寻求专业意见。