员工离店送货、安装或上门服务，最容易出问题的往往不是“有没有派人”，而是员工到了现场后，哪些事能答应、费用能不能改、客户签字代表什么说不清。小店不必先做复杂制度，但应把外勤授权拆成出发、到场、变更、回店四个节点，每一步都留下能对上的记录。
出发前：说清任务和权限
派单时，把客户、地址、联系电话、服务内容、商品或材料、约定费用写在一条订单或工作单里，再标明员工可以自行处理的范围。例如：可协助摆放到约定位置、完成指定安装；不得擅自增加项目、承诺退款或改变价格。
费用权限要具体。可以写“运费不变，不得加收”；也可以根据经营需要设一个金额上限，超过上限须先联系店主确认。若任务涉及代收款，还要写清应收金额、收款方式及是否可以找零。
可直接改用这样的派单备注：
本次任务：送货至订单地址，并完成约定的基础安装。订单金额为___元。未经店主确认，不得增加收费、变更服务项目或承诺补偿。客户签收时，请分别确认商品交接和已完成的服务内容；如现场情况与订单不符，先拍照并联系店主。
拍照应以核对订单和现场情况为目的，注意避免拍摄与任务无关的个人信息。
到场时：先核对，再开始
员工到达后，先确认客户身份、地址、商品数量及服务范围。若现场条件不适合施工或摆放，比如预留位置不符、客户要求搬至订单未约定的楼层，员工不要先口头答应再回报。
可用简短消息让客户确认：“今天按订单完成___，费用为___元；订单未包含___。确认无误后我开始处理。”客户通过聊天回复、订单备注或其他可留存方式确认即可。对没有变化的任务，也应记录到达时间及开始服务情况，避免事后只剩一句“已经送到”。
现场变更：暂停相关事项，先报后做
遇到增加项目、额外费用、商品或地址变化时，员工先说明原约定与新增要求，再联系店主。店主确认后，把新增内容、金额、由谁承担以及客户是否同意记下来，再安排继续处理。
例如客户临时要求加装配件，员工可以说：“这项不在原订单里，我先向店里确认价格和是否能安排，确认后再开始。”店主回复后，再请客户通过消息或工作单确认。联系不上店主时，可先完成不受影响且已授权的部分；无法安全或合理继续的，就暂停新增事项并回报，不要擅自垫付或承诺事后报销。
离店回传：把交接结果对起来
完成后，员工回传离店时间、交付数量、服务完成情况、收款情况，以及未完成或客户提出的后续事项。客户确认尽量拆成两项：商品是否收到、哪些服务已经完成。若客户只签收商品，不要把这条记录写成所有服务均已验收。
小店可统一用一张工作单或订单备注，至少保留：派单要求、客户确认、现场变更及店主回复、最终交接结果。纸面签字、短信或聊天记录都可以按店内习惯归档，关键是能看出谁在何时确认了什么。这样的记录用于日常核对和内部交接；涉及运输责任、服务质量或售后争议时，还需结合具体约定和情况判断，不能仅凭一张签收单下结论。